Articulo 2

10 SOLUCIONES TECNOLÓGICAS QUE TE AYUDARÁN A REDUCIR LOS GASTOS DE TU EMPRESA. Revista emprendedores. Diciembre 2010.

La tecnología permite ajustar los gastos de cualquier empresa sin renunciar a las prestaciones. El software libre, la factura electrónica o el recobro de impagos a través de SMS, por ejemplo, permiten gastar menos y resultan más eficaces que los sistemas tradicionales.

A continuación, comentaremos 10 soluciones tecnológicas para reducir gastos.

1º RECURRIR AL SOFTWARE LIBRE.
Utilizando el paquete ofimático OpenOffice.org en lugar de Microsoft Office o emplear Linux como sistema operativo en lugar de Windows, abarata mucho los costes, ya que los softwares de estos programas son gratuitos, y por tanto te ahorras las licencias y mantenimientos y los costes de desarrollo son mucho menores. Un ejemplo de este recurso es la empresa pepephone, la cual se ha ahorrado 100.000 euros al año.

2º ELIMINAR EL FAX TRADICIONAL.
En el mercado existen soluciones como la que ofrece Infoestructura (www.infoe.es), un servicio de Recepción y envío de fax por e-mail en pdf que se puede solicitar a partir de tres euros al mes. De este modo nos estamos ahorrando el aparato, la alta de linea telefonica, la cuota mensual y los consumibles como el papel o el toner.

3º AHORRAR EN TELEFONÍA MOVIL.
¿Cómo podemos comprobar y saber qué tarifa es la que más nos conviene? DoctorSIM (www.doctorsim.com) es un servicio on line que analiza las facturas y recomienda la mejor tarifa (tanto en la operadora actual como en el resto de compañías). Puedes obtener de forma gratuita un informe aproximado o solicitar un análisis preciso para autónomos y empresas que cuesta 59,95 euros al año y que se puede aplicar hasta en 15 líneas. La firma garantiza el ahorro y si no es así, devuelven el dinero.
Por otro lado, para llamadas internacionales, los servicios basados en VoIP como Skype y Google Voice son alternativas gratuitas o muy económicas.


4º TELETRABAJO.
El teletrabajo reduce los costes y aumenta la productividad. Según Herranz “Cada empleado tiene asignado su proyecto y sus horas correspondientes para poder finalizar su tarea. Todo se controla a través de un programa, que también permite que un técnico se comunique mediante Skype o correo electrónico con su jefe de proyecto para resolver dudas o incidencias”. Además no sólo los empleados tienen acceso a este software. “Los clientes también pueden abrir incidencias y se les va informando del estado en el que se encuentran para que puedan realizar un seguimiento”

5º UTILIZACIÓN DE LA VIDEOCONFERENCIA.
Transporte, alojamiento, taxis, dietas... Desplazarse para mantener una reunión en otra ciudad o país resulta muy caro y requiere de bastante tiempo. La alternativa tecnológica son servicios como Go-ToMeeting.com, Webex. com (Cisco) o Shared-View (Microsoft), entre otros, que permiten organizar encuentros virtuales a precios económicos.

6º NINGUNA LLAMADA PERDIDA GRACIAS A LA SECRETARIA VIRTUAL.
Por 60 euros al mes se puede contratar a una persona física que recoge todas las informaciones, así como paquetería que llega a la empresa y envía la información de cada llamada vía email a la propia empresa. Esta persona física lo que hace es responder en nombre de varias empresas. Y una de las empresas que dan este servicio es en el Centro de Negocios Retiro (www.centrodenegociosretiro.
com)

7º LA E-FACTURA: MÁS ECOLOGICA, RÁPIDA Y ECONÓMICA.
Haciendo la factura on-line te ahorras la impresión de cada factura, el sobre y el envío. Pedro Serrahima, director de pepephone expone que con este método le permiten ahorrar más de 400.000 euros al año, además de ayudar al medio ambiente al consumir mucho menos papel.

8º RECOBRO DE DEUDAS A TRAVES DE SMS
Como dice Sisco Sapena, de lleida.net, para deudas inferiores a 100 euros, no resulta rentable económicamente, optar por los sistemas tradicionales de comunicación fehaciente (burofax)”, Por lo que su empresa ha creado el servicio de SMS certificado, que permite notificar los impagos con validez legal. El coste de cada envío es inferior a un euro y remitir un burofax puede salir entre 15 y 20 euros. Además, el servicio ofrece otras ventajas como “rapidez en la
comunicación (bastan apenas unos segundos) y contacto directo con el deudor (su propio teléfono móvil).”

9º SELECCIÓN DE PERSONAL DESDE INTERNET.
Publicar una oferta de empleo en un periódico o revista sale mucho más caro que en Internet. Además, en Internet, la publicación es instantánea, se dispone de control sobre la oferta en todo momento (tanto sobre su contenido como sobre su vigencia), los currículos y las cartas de presentación se reciben automáticamente y se pueden clasificar en diferentes carpetas

10º SIMPLIFICAR LA COMUNICACIÓN ENTRE DEPARTAMENTOS
Uno de los mayores problemas que sufren algunas grandes empresas es la burocracia y las dificultades en la comunicación entre distintas áreas. Francisco Herranz, de Enala, cuenta cómo solucionan estas carencias: “Desarrollamos intranets y extranets que suponen una mejora en los procesos internos de la compañía permitiendo el ahorro de tiempos y costes que están asociados a estas tareas. “Esta herramienta permite centralizar todas las solicitudes de los empleados y comunicarse de manera bidireccional entre los departamentos de la empresa".